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Guía para elaborar un plan de contingencia de trabajo remoto frente al corona virus o covid-19

Una de las tendencias a nivel mundial de mayor crecimiento es la gestión de equipos de trabajo a distancia. Ya que acorde a un estudio realizado por Deloitte, el 76% de los trabajadores desean un trabajo flexible que permita tener sano equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Una de las empresas que ha probado con existo este esquema de trabajo es Cisco, que cuenta desde hace tiempo con una política y herramientas tecnológicas para que sus empleados puedan realizar sus actividades laborales desde su casa, las cuales están ligadas a proyectos y objetivos puntuales.

Por lo que las empresas que se anticipan a los cambios, y ya han desarrollado la competencia del trabajo individual y colaborativo a distancia, pueden afrontar crisis como la del corona virus o covid-19 con una mayor efectividad.

Pero si no se tiene experiencia ¿Que acciones puntuales pueden implantar una empresa en un plan de corto plazo? Los expertos recomiendan las siguientes acciones para activar un plan de trabajo remoto:

    1. Analizar que puestos pueden realizar sus funciones casi con el mismo grado de eficiencia, aún en un esquema de trabajo remoto. Estos puestos son aquellos que pueden realizar, a partir del conocimiento y experiencia de las personas que ocupan el puesto entregables y/o actividades puntuales, utilizando como medio las tecnologías de información y comunicaciones.
    2. Definir las reglas del trabajo remoto, entre las cuales están:
      1. Condiciones generales en relación a las jornadas de trabajo, el horario y la ubicación.
      2. Procedimientos y métodos de trabajo, sobre todo los relacionados con la forma y modo de reportar los resultados y consejos de cómo pueden programar sus actividades.
      3. Condiciones mínimas que ha de reunir el espacio de trabajo.
      4. Equipos y complementos que la empresa entregará al trabajador (ordenadores, móvil, etc.).
      5. Formación específica del puesto de trabajo.
      6. Condiciones para la reversibilidad y la suspensión del esquema de trabajo remoto.
    3. Evaluar y seleccionar alguna herramienta de colaboración remota y/o para el monitoreo automatizado de las actividades laborales de los empleados que estén realizando sus labores en casa.
    4. Capacitar a los empleados que trabajaran de forma remota sobre las políticas que aplican en la contingencia, reglamentos y sobre cómo utilizar las herramientas de colaboración y comunicación remota que van a servir de apoyo a sus labores y contestar preguntas frecuentes
    5. Realizar una prueba para asegurarse de que todos sepan cómo pasar del trabajo de oficina al trabajo desde casa, y en caso de ser necesario realizar los ajustes que se requieran.
    6. Durante la fase de trabajo remoto, enviar noticias y actualizaciones del estatus de la situación, revisar reportes de de avances y brindar retroalimentación puntual a los empleados sobre el trabajo que están realizando a distancia.

A continuación compartimos una herramienta tecnológica que puede ser útil para la gestión de equipos de trabajo remotos.

La herramienta se llama Webex la cual es propiedad de la empresa Cisco. Webex es una herramienta de video para el trabajo colaborativo, en la cual se pueden  realizar reuniones virtuales en tiempo real, trabajar con presentaciones, revisar documentos, compartir cualquier archivo o la pantalla de la computadora, incluidas aplicaciones, ventanas y directorios de los archivos actualmente abiertos.

¿La buena noticia? Cisco está brindando esta herramienta de forma gratuita durante la contingencia del Covid-19. Para tener acceso a la plataforma puedes dirigirte a esta página: Cisco Webex Available Free in These Countries (COVID-19 Response). Las condiciones y preguntas frecuentes sobre cómo va a funcionar le periodo de gratuidad las puedes encontrar en esta página: Webex Covid-19.

¿Que otras medidas se pueden implementar además del trabajo remoto?

    • Horarios flexibles  o escalonados para aquellos puestos que por su naturaleza operativa no puedan trabajar desde casa. Esta acción puede ayudar para que haya menos trabajadores desplazándose en los servicios de transporte público en horas pico y con ello, se reduzca el riesgo de posible contagio. Este esquema también es útil para para disminuir la cantidad de personas que están al mismo tiempo en una ubicación y esto permita que puedan guardar la distancia mínima requerida que es de un metro.
    • Disminución de reuniones presenciales, incluso si ambas personas están físicamente la misma ubicación pueden utilizar medios alternativos como el teléfono o WhatsApp o Facetime.
    • Reducción de eventos masivos o eventos en los cuales haya alta aglomeración de personas.

¿Qué sigue en términos de gestión de equipo remotos una vez terminada la contingencia? Es importante que las empresas desarrollen la capacidad para gestionar y desarrollar una cultura de trabajo remoto.

Ya que como lo mencione en un inicio, el teletrabajo es una tendencia a nivel mundial, que independientemente de posibles amenazas del entorno como nuevas pandemias o fenómenos naturales, es una realidad que diversos puestos y trabajos puntuales podrán realizarse de forma remota por personas especializadas que pueden vivir en cualquier parte del mundo, por lo que es importante que las empresas desarrollen la competencia de gestionar colaboradores de forma remota.

Por lo que una vez terminada esta fase y si deseas aprender más sobre este tema, te comparto este evento en línea sobre el tema de teletrabajo, que se realizará el próximo mes de abril.

El evento se llama “The Remote Summit 2020” y se va a llevar a cabo del 14 al 16 de abril. Es un evento en línea en el cual directivos de las compañías más importantes del mundo con experiencia en el tema de teletrabajo, darán diversas conferencias sobre cómo liderar equipos remotos, cómo construir carreras remotas y sobre el tema de escalamiento de organizaciones remotas. Si conocen a alguien que le puede interesar, no se olviden de compartirlo.

Remote_Work_Summit_2020

Para ver las conferencias en vivo pueden inscribirse de forma gratuita, o si una empresa desea explorar activamente en el trabajo a distancia, pueden comprar alguno de los pases premium, con los cuales se va a poder tener acceso a todas las conferencias y podcast grabados del evento y varios recursos adicionales para la gestión del trabajo a distancia.

Por último nos gustaría cerrar con una reflexión, si bien el manejo de estas crisis son una amenaza para cualquier negocio, también nos ayuda a darnos cuenta que necesitamos aprender para desarrollar nuestras capacidades digitales, como es el manejar con efectividad equipos de trabajo remotos, vender a través del comercio electrónico, vender productos digitales o brindar servicios de forma remota, por mencionar algunas ideas.

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